OTOMATISASI PERKANTORAN

Pertemuan ke-14 

Mengotomatiskan menurut kamus besar bahasa indonesia, berarti mengganti tenaga kerja manual dengan tenaga mesin yang mengotomatiskan dan mengatur pekerjaan, sehingga menghilangkan kebutuhan akan pengawasan dan pekerjaan yang dilakukan manusia. Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan peralatan elektronik, yang tujuannya untuk mempromosikan komunikasi formal dan informal, terutama pertukaran informasi antara personel internal dan eksternal perusahaan, guna meningkatkan produktivitas.

Sistem otomasi kantor didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antara individu, kelompok kerja, dan organisasi. Otomatisasi kantor mencakup semua sistem elektronik formal dan informal. Terutama sistem elektronik yang berkaitan dengan pertukaran informasi antara personel internal dan eksternal perusahaan. Sistem otomasi kantor didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antara individu, kelompok kerja dan organisasi.

Otomatisasi kantor mencakup semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yang terkait dengan pertukaran informasi antara personel internal dan eksternal perusahaan. Orang di kantor bisa menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang di kantor lain di perusahaan atau orang lain di perusahaan lain. Pengguna otomasi kantor biasanya adalah manajer, yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya perusahaan (terutama SDM). Profesional, yang memberikan keterampilan khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrasi. Sekretaris yang ditunjuk oleh para profesional melakukan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab panggilan, dan menjadwalkan rapat.

Secara umum, tujuan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:

1. Menggabungkan dan menerapkan teknologi.

2. Perbarui proses pelaksanaan kerja kantor.

3. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

4. Otomatisasi kantor memungkinkan manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik satu sama lain untuk memecahkan masalah. 

5. Komunikasi yang lebih baik dapat menghasilkan keputusan yang lebih cepat dan lebih baik.

Tujuan spesifik otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:

1. Penghasilan tinggi dan penghindaran biaya yang tidak perlu. 

2. Komputer tidak dapat menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi komputer menunda peningkatan personel untuk menangani beban kerja yang meningkat.

3. Kelompok atau tim untuk memecahkan masalah.

4. Otomatisasi kantor membantu manajer berkomunikasi di masa depan, membuatnya sangat cocok untuk memecahkan masalah kelompok.

5. Bisa digunakan sebagai suplemen, bukan pengganti.

Sebagai cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukannya tanpa batasan. Tetapi otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi. Misalnya, komunikasi antarpribadi secara personal, percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis dalam memo, dll.

Manfaat otomatisasi perkantoran

Mengenai berbagai komponen yang diinput perusahaan dalam proses dari data hingga distribusi, melalui bantuan teknologi, anda dapat melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya di semua aspek perusahaan. Selain itu, otomatisasi perkantoran memiliki banyak keunggulan, seperti:

1. Selesaikan pekerjaan kantor lebih cepat

2. Kurangi permintaan sejumlah besar karyawan

3. Hanya membutuhkan sedikit ruang penyimpanan data

4. Data yang disimpan dapat diatur dengan baik

5. Begitu seterusnya

Otomasi perkantoran secara umum merupakan upaya yang dilakukan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada dan mengaplikasikannya pada perkantoran untuk mendorong terciptanya proses kerja yang lebih efisien dan efektif, yang selanjutnya dapat mengembangkan perusahaan.

Jenis aplikasi otomasi perkantoran

Aplikasi otomatisasi kantor dibagi menjadi beberapa kategori, termasuk kategori berikut.

1. Pemrosesan kata/word processing

Penggunaan perangkat elektronik secara otomatis dapat melakukan berbagai tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen yang diketik atau dicetak. Pemrosesan kata memberi manajer kemampuan untuk membuat komunikasi tertulis lebih efektif dibagikan dengan anggota lain, sehingga membantu memecahkan masalah.

2. Email

Email adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pengguna untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan menggunakan terminal komputer dan perangkat penyimpanan.

3. Surat Suara/voice mail

Hampir sama dengan email, tetapi mengirimkan pesan dengan berbicara di telepon.

4. Kalender elektronik

Ini menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan menandai acara yang telah ditetapkan manajer.

5. Konferensi audio

Mengacu pada penggunaan peralatan komunikasi suara atau audio untuk menjalin hubungan audio antara beberapa orang yang secara geografis terpencar atau terpencar untuk tujuan mengadakan rapat. Keuntungan konferensi audio adalah sebagai berikut:

a. Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam kisaran yang terjangkau oleh semua perusahaan.

b. Orang merasa santai saat berbicara di telepon.

c. Konferensi audio dapat segera diatur.

d. Konferensi video

e. Gunakan TV atau perlengkapan televisi untuk dapat menghubungkan peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Tiga konfigurasi konferensi video dasar:

- Video satu arah dan suara satu arah. Sinyal video dan audio (suara) ditransmisikan dari satu titik transmisi ke satu atau lebih titik penerimaan.

- Video satu arah dan audio dua arah. Fungsi audio 2 saluran (suara) memungkinkan orang di titik penerima untuk berbicara dengan orang di titik pengiriman, dan semua orang dapat menonton gambar video yang sama.

- Dua saluran video dan audio. Komunikasi audio (suara) dan video antara semua lokasi berlangsung dalam dua arah.

6. Konferensi Komputer

Mengacu pada penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan orang bertukar informasi selama pertemuan. Kesamaan mereka dengan email adalah bahwa mereka berdua menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Perbedaan antara rapat komputer dan email adalah orang-orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dipecahkannya.

7. Transmisi faks

Fax adalah singkatan dari fax transmission, merupakan perangkat khusus yang dapat mengirimkan gambar dokumen di satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan di ujung lainnya.

8. Teks video

Mengacu pada penggunaan komputer untuk menampilkan materi teks pada layar CTR. Untuk memberikan informasi teks video ada tiga sumber bahan utama, yaitu:

9. Desktop Publishing (DTP) otomatisasi perkantoran

DTP adalah penggunaan perangkat komputer yang dapat menyiapkan hasil cetak dengan kualitas yang sangat mirip dengan mesin penata huruf. Sistem DTP mengambil bentuk konfigurasi komputer mikro termasuk layar CTR resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Sistem penerbitan desktop meliputi: komputer mikro dengan layar CTR resolusi tinggi, printer laser, dan perangkat lunak penerbitan desktop.

Kesimpulan

Secara sederhana, otomatisasi perkantoran adalah penggunaan sistem informasi yang dapat mendorong komunikasi formal maupun informal untuk meningkatkan produktivitas. Dengan perkembangan teknologi, era otomatisasi perkantoran untuk komputer menjadi sangat populer. Pada dasarnya, sistem otomasi kantor diartikan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang dapat mengumpulkan, menyimpan, memproses dan mendistribusikan pesan, dokumen atau komunikasi elektronik lainnya antar individu di dalam kantor.