KONSEP DASAR DATA, SISTEM DAN INFORMASI

Pertemuan I

 A. DATA

Beberapa pengertian data :

1) Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta/bahanbahan keterangan

2) Dari sudut pandang bisnis, terdapat pengertian data bisnis : “Business data is an organization’s description of things (resources) and events (transactions) that it faces”. Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.

3) Pengertian yang lain mengatakan bahwa “Data is the description of things and events that we face”. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.

4) Gordon B.Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut data sebagai bahan mentah dari informasi, yang dirumuskan sebagai sekelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah atau tindakan atau hal-hal lain.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan data adalah bahan baku informasi atau bahasa mathematical dan simbol-simbol pengganti lain yang disepakati oleh umum dalam menggambarkan objek, manusia, peristiwa, aktivitas, konsep dan objek-objek lainnya. Atau dengan kata lain, data merupakan kenyataan apa adanya.

B. INFORMASI

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Beberapa pengertian informasi :

1) Menurut Gordon B.Davis : menyebutkan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2) Menurut Barry E. Cushing ; informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3) Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden : informasi sebagai suatu kenyataan, data,item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4) Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin : informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya dimana akan menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dandapat digunakan sebagi alat bantu untuk pengambilan keputusan.

PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)

Adalah masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan (data processing is the term used to describe changes performed on data to produce purposeful information).

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

1. Data Input

a. Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh : punching number ke dalam kalkulator)

b. Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh : converting

atribut kelamin female ke huruf F)

c. Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential information for future)

2. Data transformation

a. Calculating, operasi aritmatik terhadap data field

b. Sumarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh : menjumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu)

c. Classifying data group-group tertentu :

➢ Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristik tertentu

(contoh : pengelompokan data mahasiswa berdasarkan semester aktif )

➢ Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh ; pengurutan

nomor induk karyawan secara ascending)

➢ Merging untuk 2/lebih set data berdasar kriteria tertentu

(menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret ke dalam triwulan)

➢ Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh : memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih

dari 15 juta pertahun)

3. Information output

a. Displaying result, menampilkan inforasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan

b. Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan

c. Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

C. SISTEM

Sistem informasi secara general dikenal sebagai perangkat lunak yang dapat membantu pengaturan atau analisis data. Sistem informasi memiliki tujuan utama untuk mengubah data mentah menjadi informasi yang berguna bagi suatu instansi atau organisasi. Lewat hasil pemrosesan data menjadi informasi inilah nantinya pengambilan keputusan dalam suatu organisasi dapat dilakukan secara observatif.

Menurut Ensiklopedia Britannica, sistem informasi didefinisikan sebagai seperangkat komponen yang terintegrasi dan bertugas untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data. Pemrosesan data ini tadi akan menghasilkan produk digital dan menyediakan informasi bagi bisnis atau organisasi dalam operasional mereka.

Sistem informasi dapat mendukung proses interaksi suatu badan usaha atau bisnis dengan pelanggan dan pemasok, serta dapat menganalisis persaingan pasar. Adanya sistem informasi juga dapat menunjang proses rantai pasokan antar bisnis secara elektronik lewat otomatisasi tertentu. Sistem informasi umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar untuk memudahkan mereka dalam mengobservasi dan menganalisis data produk dan pemasaran secara lengkap dan tepat guna.

Jika dilihat dari ranah teknologi, sistem informasi merupakan jaringan pelengkap perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan oleh organisasi untuk mengumpulkan, menyaring, memproses, membuat, dan mendistribusikan data. Sistem informasi merupakan kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi yang dibangun dan digunakan untuk distribusi informasi dan pengaturan organisasi, baik komersial maupun nonkomersial.

Sistem informasi berisi komponen-komponen yang saling terkait dan nantinya akan mengontrol, menganalisis, memvisualisasi, dan menyampaikan informasi kepada sistem terpusat dalam suatu organisasi. Komponen-komponen dalam sistem informasi ini nantinya menentukan capaian dan formula pemrosesan data menjadi suatu informasi yang kredibel.

Tujuan dan fungsi sistem informasi

Hasil dari data yang telah dianalisis dalam sistem informasi akan menghasilkan informasi baku bagi pengguna 

Sebelum kita berbicara tentang apa saja komponen sistem informasi, kita perlu terlebih dahulu mengetahui tujuan dan fungsi sistem informasi secara umum. Seperti yang telah disinggung pada bagian sebelumnya, sistem informasi dibuat untuk mengubah data mentah menjadi informasi yang berguna dan dapat memberikan pengetahuan relevan untuk proses pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi.

Selain tujuan utama sistem informasi tersebut, terdapat pula beberapa fungsi sistem informasi dalam kehidupan organisasi atau institusi bisnis yang adalah sebagai berikut.

1. Mengumpulkan data masukan

Fungsi pertama dari sistem informasi adalah menjadi tempat untuk mengumpulkan data yang dimasukan (input) oleh pengguna dalam suatu institusi. Masukan data ini menjadi sumber utama berlangsungnya informasi sistematis dalam suatu organisasi tersebut secara operasional.

2. Menyimpan data

Setelah mengumpulkan data, sistem informasi pun akan menyimpan semua data mentah ke dalam sistem untuk nantinya diproses. Penyimpanan data ini tentu saja berlaku bagi semua data, baik data relevan maupun tidak. Namun, fungsi sistem informasi yang satu ini amat menentukan proses pengolahan data menjadi informasi nantinya.

3. Menghasilkan luaran informasi

Setelah dirasa semua data tersimpan dalam periode tertentu, sistem informasi akan berfungsi untuk menganalisis data menjadi sebuah luaran (output) informasi sesuai kebutuhan organisasi. Pengguna sistem informasi tentunya memiliki beberapa formula tertentu untuk proses pengolahan data, sehingga nantinya dihasilkan informasi yang relevan bagi kebutuhan mereka.

Selain ketiga hal tersebut, sistem informasi juga berperan dalam mengontrol aliran informasi dan juga menerima umpan balik.